Kaisen na segurança com a Linha Azul

Kaisen na segurança com a Linha Azul

O especialista em segurança empresarial Teanes Carlos Santos Silva traz o conceito Kaisen na segurança dos procedimentos para a Linha Azul

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Atualmente os processos alfandegários são complexos e demorados, causando grandes perdas para a cadeia logística internacional.

Para as empresas que exportam e importam muito, provavelmente, em algum momento, irão optar pela Linha Azul e, para as que operam apenas no mercado interno e tem pretensão de exportar, será fundamental atender os itens de segurança solicitados pelo sistema. Dessa forma, em uma situação ou outra, a gestão de segurança deve preparar os procedimentos e projetos de segurança visando prevenção de perdas ou de investimentos, seja para melhoria ou implantação dos meios de segurança, tomando como base as determinações da Linha Azul.

Por muito tempo, empresários negociaram soluções junto aos setores competentes em busca de redução do tempo.

Por conta disso foi publicada a Instrução Normativa SRF nº 476, de 13 de Dezembro de 2004 (Alterada pelas IN SRF nº 582, de 20 de dezembro de 2005, nº 680, de 2 de outubro de 2006 e n° 779, de 19 de outubro de 2007) que define: “A Linha Azul destina-se a pessoas jurídicas industriais que operem com regularidade no comércio exterior e consiste em tratamento de despacho aduaneiro expresso nas operações de importação, exportação e trânsito aduaneiro, mediante habilitação prévia e voluntária das interessadas a um conjunto de requisitos e procedimentos que demonstrem a qualidade de seus controles internos, garantindo o cumprimento das obrigações tributárias e aduaneiras e permitindo o seu monitoramento permanente pela fiscalização aduaneira”. Também foi publicado o Ato Declaratório Executivo Coana n.º 34, de 21 de Agosto de 2009 e seus anexos, que dispõe sobre o roteiro de auditoria de controles internos e seu correspondente relatório, relativo aos controles internos para habilitação Despacho Aduaneiros Expressos (Linha Azul) e dá outras providências.

As empresas devem passar por uma série de melhorias, visando facilitar o trabalho da Receita Federal no quesito fiscalização dos materiais.

O quadro abaixo demonstra a diferença de tempo antes e depois da Linha Azul. A diferença é grande, gerando economias para as empresa da cadeia logística, onde o processo total do canal verde passa de 7 dias para 7 horas:

Para conseguir esse resultado as empresas devem investir pesado em alguns controles de modo a assegurar a existência e cumprimento de:

  • Procedimento documental de que a empresa segue rigorosamente os controles necessários em replicar as informações digitais ao fisco da escrituração digital do SPED Contábil.
  • Procedimento de rastreabilidade sistêmica referente os processos de importações e seu respectivo consumo e contabilização.
  • Procedimento para exercer rígido controle interno sobre todas as retificações ocorridas em declarações aduaneiras, analisando os motivos das mesmas e adotando medidas para não incidência de erros.
  • Procedimento para a definição da Classificação Tarifária e que inclua a padronização das descrições.
  • Receber o material em local devidamente demarcado para conferência e que esteja sendo monitorado para acompanhar qualquer movimentação suspeita do ato da abertura dos volumes recebidos.
  • Implementar monitoramento na área operacional interna, focando a abertura e fechamento dos containeres recebidos e expedidos pela empresa.
  • Utilizar fitas devidamente demarcadas com o logo da empresa para identificação de saída dos materiais, garantindo maior controle do processo.
  • Padronizar os processos de portaria solicitando a documentação com foto para todos os visitantes e transportadores, efetuando o registro da pessoa e o do veículo conforme descrito nos documentos.
  • Registrar todos os visitantes e motoristas com foto para melhor identificação, no caso de alguma atitude suspeita, ou próximas visitas à unidade.
  • Padronizar as atividades de vistoria dos veículos, verificando cabines, baús e lacres em todos os processos.

Sendo assim onde está o Kaisen ou melhoria contínua?

Partindo do princípio que toda empresa tem seu departamento de Segurança empresarial/patrimonial, e que, ainda assim, existem dificuldades e resistências para implementar melhorias em áreas críticas, como recebimento de materiais e expedição, este é momento, contudo, caso a organização não implante a Linha Azul, as regras estabelecidas servem de referencia para a melhoria contínua da segurança patrimonial/empresaria, isto é, é mais uma fonte que serve de recomendação, fortalecendo as estratégias do gestor de segurança.

Oportunidades para a Segurança Empresarial na implantação da Linha Azul

Obrigatoriedade de definir critérios mínimos de segurança que se apresentam como bases fundamentais a serem utilizadas pelas empresas e seus prestadores de serviço, para estabelecer práticas de segurança eficazes, que aperfeiçoem o rendimento da cadeia de abastecimento e mitiguem o risco de perda, roubo e passagem de contrabando e instrumentos de terrorismo por parte dos terroristas na cadeia de abastecimento mundial. Obviamente, a alta administração deverá estar apoiando, caso contrário, tudo se resumirá em controle de acesso nas portarias e recepções.

Avaliação continuada das normas de segurança da empresa e dos prestadores de serviço, compreendendo:

  • Inviolabilidade das embalagens e das unidades de carga.
  • Monitoramento das pessoas e operações.
  • Descrição dos cuidados para evitar que a cadeia logística da empresa seja utilizada por terceiros para ocultação de mercadorias, em especial armas, drogas, produtos pirateados e contrafeitos.
  • Cada parte que tiver a posse da unidade de carga é responsável pela sua segurança enquanto a carga estiver sob sua guarda, quer esta esteja parada em um ponto, quer esteja em movimento.
  • Plano de mitigação de riscos adequado às ameaças identificadas destinado a evitar que mercadorias ilícitas ou desacompanhadas de documentos entrem na cadeia logística internacional da empresa.
  • Verificação do monitoramento das áreas onde ocorrem as operações de embalagem, armazenamento e expedição de produtos destinados ao exterior e recebimento de materiais importados.
  • Verificação dos critérios e métodos de controle de acesso de pessoas e veículos às áreas de embalagem, armazenamento e expedição de produtos destinados ao exterior, bem como dos produtos importados.
  • Acompanhamento das medidas utilizadas para garantia da inviolabilidade das embalagens e das unidades de carga para o acondicionamento e transporte de mercadorias procedentes do exterior.

Após solicitar a homologação na Receita Federal, e ter apresentado todos os documentos formais da empresa, é promovido o processo de auditoria.

Nessa auditoria devem ser evidenciados todos os processos; aqui exemplificarei a segurança empresarial, onde o monitoramento dos processos de recebimento da exportação do desembarque, conferência de volumes, desembalagem, conferência física e armazenamento é imprescindível.

Além da auditoria do monitoramento, será realizada auditoria das imagens gravadas, principalmente o tempo mínimo de armazenamento de imagens e backup. Nesse item deve ser considerado como tempo mínimo o ponto de entrega dos materiais, ou seja, se o material demorar 90 dias para chegar à China, saindo do Brasil de navio, esse será considerado o tempo mínimo de gravação armazenada.

Também será auditado o processo de exportação, iniciando pela chegada do produto na expedição, com a inserção de lacre de segurança, armazenamento, conferencia de volumes no pré embarque e embarque.

Apresentar a evidência de padronização nos processos de portaria e recepção é imprescindível, portanto, assegurar procedimentos formalizados e pessoal continuadamente treinado é condição sinequanon.

Percebe-se que são inúmeras as vantagens e, considerando que muitos dos controles já são praticados pelos exportadores e importadores, seria muito fácil conseguir a habilitação; no entanto, essa realidade é outra, haja vista o baixo número de empresas homologadas e operando plenamente. Atualmente há cerca de 40 empresas habilitadas o que é justificado pelo alto controle que deve ser exercido.

Vale ressaltar que empresas maduras em processos de segurança patrimonial e fiscal terão facilidade em viabilizar e justificar a opção pela Linha Azul.

Teanes Carlos Santos Silva, gestor de Segurança Empresarial.
teanes@transportabrasil.com.br

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