O gerenciamento eficaz do estoque é condição sine qua non para a gestão de materiais e impacta diretamente na lucratividade das empresas. Produto parado no estoque gera depreciação e perdas. Contudo, a sua falta pode gerar cortes de pedido e baixa no faturamento. Portanto, é importante equilibrar a disponibilidade e demanda de cada item, para atingir os resultados de lucratividade esperados, isto é, deve-se controlar adequadamente os estoques.

O controle de estoque é o procedimento adotado para registrar, gerir a entrada e saída de mercadorias e produtos da empresa, estoque da matéria prima, mercadorias produzidas e/ou mercadorias vendidas, ou seja, materiais produtivos e improdutivos, bem como a sua fiscalização

A política de estocagem deve nortear o planejamento, tendo em vista que normalmente o setor de vendas deseja um estoque elevado para atender rapidamente o cliente, e a área de produção prefere, também, trabalhar com uma maior margem de segurança de estoque. Já o departamento financeiro quer estoques reduzidos para diminuir o capital investido e favorecer seu fluxo de caixa, evitando depender de capital de terceiros, como é o caso do estoque comprado a prazo.

Entre outras informações, o controle de estoque possibilita ao gestor monitorar:

• Quando comprar; quanto comprar; o que comprar; quanto manter em estoque;
• Receber e armazenar os materiais comprados conforme necessidade de cada item;
• Controlar os estoques em termos de quantidades, valores e fornecer informações sobre a posição dos itens estocados;
• Identificar e retirar os itens obsoletos e danificados do estoque;
• Equalizar os saldos físicos com os contábeis;
• A divergência e o extravio de mercadorias.

Na indústria, os principais tipos de estoque encontrados, entre outros são: matérias-primas, produtos em processo, produtos acabados e peças de manutenção. As principais vantagens inerentes ao sistema de controle de estoque são:

• Maior disponibilidade de capital para outras aplicações;
• Redução dos custos de armazenagem;
• Redução dos custos de paradas de máquina por falta de material;
• Redução dos custos dos estoques que envolvem diminuição do número de itens em estoque;
• Redução dos riscos de perdas por deterioração;
• Redução dos custos de posse de estoque.

Com a utilização da classificação da curva ABC, consegue-se determinar o grau de importância dos itens, permitindo assim diferentes níveis de controle com base na importância relativa do item.

Algumas matérias-primas apresentam a vantagem de estocar, dentre outras razões:

• Influência da entrega do fornecedor;
• Matérias-primas especiais,
• E casos onde o caminho crítico está no prazo para o fornecedor produzir e entregar.

A gestão de segurança patrimonial tem sua importância na gestão dos processos de estoque, visto participar do controle de acesso dos produtos e materiais.

Dessa forma, ganha importância atividades de movimentações de registros fiscais, como notas e Danfes – documento auxiliar de notas fiscais eletrônicas – realizada nas portarias, bem como que estas estejam integradas e alinhadas com as áreas e departamentos relacionados ao recebimento fiscal, recebimento físico e demais áreas que necessitem das informações desta natureza.

Uma forma de integração é o compartilhamento, isto é, o recebimento fiscal e vigilância patrimonial no mesmo espaço físico – a portaria. Há casos onde o recebimento fiscal está muito próximo da portaria, contudo em ambientes independentes. O objetivo final é o de evitar que ocorram falhas nas verificações legais em descumprimento a legislação. Esta atividade pode evitar perdas e retrabalhos tais como:

• Entrada de caminhão com documentações irregulares, em desacordo com o pedido de compra ou fora da programação,
• Ocupação indevida áreas nos pátios internos; gerando perdas de produtividade na movimentação de veículos e cargas,
• Excesso de fumaça e manobra dos veículos, conseqüentemente perdas ambientais e de saúde do trabalhador,
• Dificuldade em aferir se o que entrou e não descarregou, é mesma mercadoria que está no caminhão,
• Sobrecarga e oportunidade de indução a falhas no trabalho do profissional que realiza operações de vídeo monitoramento,
• Oportunidade de falhas nos processos de controle de acesso a áreas restritas para motoristas e ajudantes por transito interno sem autorização e sem o devido acompanhamento,
• Elevação de custo visto ser necessário maior número de pessoas para fiscalizar fisicamente os caminhões e materiais.

Em atendimento a uma indústria de cosméticos, na região sul de São Paulo, para apuração das divergências encontradas no inventário, a auditoria investigativa externa solicitou à portaria os documentos de registros para efeito de evidência da entrada dos materiais como: ticket de balança; controle de acesso com número de nota; dados do motorista e veículo, com hora de entrada e saída. Nesta ocasião foram constatadas falhas da portaria referente ao registro e armazenamento de tais dados, resultando, com base nessa inconsistência, na abertura de investigação de fraude. Durante o processo de investigação foi constatada e confirmada à prática recorrente de entrada de notas fiscais sem o correspondente ingresso de material e, pior: o responsável pelo recebimento físico assinava o canhoto, confirmando a existência dos produtos, gerando a ordem de pagamento, sem a efetiva entrada do produto; com isso, afetando o estoque e gerando perdas financeiras.

Nesse prisma, vale observar que só se percebe a falta dos materiais em data posterior, em razão do inventário. Portanto, como evidenciar se realmente entrou ou não, e/ou se desapareceu de alguma forma internamente, seja nos processos ou nos almoxarifados?

Ressalto que tão importante quanto assegurar que está saindo o que consta na nota é certificar que o que está entrando corresponde ao que realmente foi comprado.

As áreas e profissionais envolvidos no controle de acesso de veículos e materiais devem atender a premissa básica, qual seja, permitir acesso apenas do que estiver em conformidade com as autorizações. Sendo o planejamento feito conforme a necessidade dos processos, é possível dimensionar e treinar as pessoas necessárias para as atividades da portaria, vigilância e monitoramento; desta forma evitando desperdícios de recursos humanos e materiais.

Diante disso, recomenda-se:

• Para cada caso excepcional de entrada de nota fiscal sem material, é imprescindível que haja uma autorização formal, com justificativa conjunta da gestão da área de segurança com responsável pela área de finanças ou outro setor definido pela alta administração;
• Para os casos de entrada de material sem nota, é necessário um procedimento especial;
• Interligar o software da balança e controle de acesso ao sistema integrado da empresa; de modo possibilitar o compartilhamento do banco de dados, bem como gerar relatórios customizados e personalizados;
• Deve ser estabelecido procedimento no recebimento físico para aceite de materiais que venham apresentar divergências físicas;
• Preferencialmente que todo material recebido venha ser conferido no ato do recebimento;
• A área de recebimento deve ser distinta da expedição e não permitir carregamento no recebimento (área de descarga);
• Deve ser determinado um fluxo da descarga, conferencia por volume, transferência para área de conferencia detalhada, movimentação e distribuição interna;
• Quando possível, a saída do veículo deve ser do lado oposto ao da entrada;

Compete à área de logística integrar com a área de segurança a realização ideal dos procedimentos de recebimento físico com recebimento fiscal e segurança empresarial, mitigando, desta forma, os riscos e realizando a efetiva prevenção de perdas.

A segurança empresarial deve assegurar que os procedimentos de controle de acesso de veículos, materiais e notas, realizados por seus prepostos, devem ser produzidos em registros claros e eficazes, de tal forma, a facilitar os processos de auditoria, quer seja externa ou interna; em inventários cíclicos ou rotativos.

Todos os processos de acesso devem ser amparados por uma política de segurança empresarial, alinhada ao negócio e validade pela alta administração.

A palavra de ordem é controle; o que para muitos pode significar entrave da burocracia. Na verdade é o diferencial que a empresa deve apresentar ao mercado e seus acionistas. Conclui-se que controle parametrizado minimiza riscos, previne perdas e permite rastreabilidade.

Teanes Carlos Santos Silva, gestor de Segurança Empresarial.
teanes@transportabrasil.com.br

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