Projetos errados

A integração entre sistemas é uma ótima alternativa para vários problemas, pois além de eliminar erros e retrabalho, dá uma alta performance nas análises e agilizam a tomada de decisão

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Há muito tempo acompanho e desenvolvo projetos no TRC. Percebo fácil e rapidamente quando algum tem potencial para fracassar: eles já começam de forma errada.

A integração entre sistemas é uma ótima alternativa para vários problemas, pois além de eliminar erros e retrabalho, dá uma alta performance nas análises e agilizam a tomada de decisão. E desde a popularização empresarial da Internet, começou uma onda de integração de sistemas. Todo mundo começou a ver que integrar era a saída para tudo, então “temos que entrar neste barco”.

Como qualquer outro projeto, a mais simples integração de sistemas, também deve ter as fases de avaliação, estruturação, testes, aprovação, acompanhamento e produção. Entretanto, parece que os chamados integradores de sistemas não se preocupam muito com isso. Muitas vezes os integradores chegam até as transportadoras com uma “carta branca” do embarcador que tem a necessidade de ver todas as informações sobre o transporte. Quando abrimos a discussão algo logo fica claro, os representantes do tal integrador não conhecem absolutamente nada sobre transporte rodoviário de cargas. Certa vez, um desses representantes falou por mais de 30 minutos sobre o funcionamento do Porto de Santos, como funcionava o carregamento do navio, processos internos, despachos aduaneiros, etc., e afirmava que gostava muito de logística. No final veio a famosa pergunta: e aí ? como funciona o seu processo ?

Não é que eu não goste ou não entenda este tipo de pergunta, mas o que percebo é que o interlocutor (no caso o integrador) quer é saber o que é este tal de TRC. Como seu cliente (o embarcador) não lhe deu muitos detalhes, agora ele espera que o transportador o faça. Quando eu perguntei educadamente:

– Porque precisamos falar sobre o meu processo para fazer integração de sistemas ? Vocês não possuem um lay-out ou um modelo para que possamos trabalhar ?

A resposta foi:

  • Na verdade até temos alguns modelos, mas como sua empresa foi a escolhida para fazer um projeto piloto, entendemos que o melhor é começar do zero

E ele achou que eu ficaria orgulhoso por ser o piloto. Claro que estou pronto para  atender ao meu cliente, mas este ajudaria mais se escolhesse um parceiro em conjunto ou pelo menos algum que conhecesse do negócio que se vai tratar.

E este começar do zero significa do zero mesmo, pois os consultores que começam com este tipo de argumento mostram logo que não conhecem nada do negócio que estão se metendo, mas como trata-se de uma conta grande, vão fazer de tudo para que o transportador lhe dê os caminhos para iniciarem seus trabalhos de integração. Tenho certeza de que este desabafo é comum para muitos dos meus colegas de T.I. que atuam nas transportadoras, pois após passar horas em reuniões ensinando aos integradores o que é o TRC, o projeto é concluído e entra em operação. Nesta fase, você que ajudou tanto, agora é apenas mais um e deve ser atendido por um 0800 quando você tiver alguma necessidade (mesmo que seja por mal funcionamento do produto). E o pior de tudo, sua empresa terá que pagar uma fatura mensal onde está a cobrança em bytes trafegados de um processo que foi você quem desenhou ou pelo menos ajudou muito. Tudo em nome do antendimento ao cliente.

E o principal erro de projeto aqui é quando o embarcador exige que o transportador envie os dados dos conhecimentos, mesmo antes deste estar preparado para enviar os dados das notas fiscais. Mesmo sabendo dos custos que envolvem mudanças em sistemas complexos, entendo que um processo de EDI para ser 100% correto deva começar primeiro com os dados das notas fiscais sendo enviadas pelo Embarcador num prazo em que seja possível o uso para emissão dos conhecimentos. Após isso, sim, todo e qualquer documento poderá ser enviado pelo transportador, pois ele também já foi beneficiado e a probabilidade de erros no processo é próxima de zero.

Outro absurdo é o projeto de NF-e do município de São Bernardo do Campo. A exemplo da cidade de São Paulo, para todos documentos que recolherem ISS devemos emitimir nota fiscal eletrônica de serviço. Até aí nenhuma novidade, pois muitos municípios fazem isso e entendo ser benéfico para todos. A crítica à Secretaria de Finanças desta importante cidade do ABC é que não foi previsto no projeto um meio de integração das informações (pelo menos até 31/08/2009 não constava no site).

Isto significa que o projeto espera que uma empresa que emita 100 notas fiscais de serviços por dia, faça isso individualmente, digitando as informações no portal da prefeitura. Em pleno 2009, onde o que mais se preza é a qualidade da informação, temos nós, os contribuintes, que fazer todo o serviço manual. Mesmo as empresas que possuem seus processos totalmente informatizados e integrados terão que ficar digitando dados para emitir uma simples nota fiscal eletrônica. Esta falta de integração gerará muitos erros e fará com que o contribuinte tenha que fazer acessos manuais no seu sistema para inserir o bendito número da nota fiscal registrada no sistema da prefeitura.

Apenas para comparar, já cheguei a emitir 1.000 notas fiscais eletrônicas na cidade de São Paulo em apenas 10 minutos, sem qualquer manualização, com 100% das informações confiáveis, usando apenas um simples lay-out de integração de sistemas.

Outro tipo de projeto errado é aquele que começa na mesa de jantar e não na mesa de reunião. Não que eu seja contra os almoços ou jantares de negócios, pelo contrário, entendo ser um ótimo momento para estreitar relacionamentos. Entretanto, tomar decisões durante o ato sagrado da alimentação sem poder analisar todos os aspectos que envolvem o projeto só porque o amigo está precisando de ajuda ou porque o cliente está pressionando, é um erro fatal.

Certamente, este projeto ao chegar nos reais executores não estará totalmente definido e como é praxe, na segunda reunião sobre o tema, os que participaram do jantar não estarão presentes e deixarão os executores com muitas dúvidas, então tem-se a oportunidade para geração de erros e conseqüente elevação de custos.

Projetos de T.I. por mais simples que sejam devem ser definidos de forma profissional, com pessoas capacitadas e conhecedoras do objetivo, sem jeitinhos, sem ocultações de informações, sem deixar de fora uma pessoa importante no processo, sem favorecimentos, sem interferências da vaidade. Só assim teremos planejamentos claros, transparentes, fortes e com todos seus membros comprometidos, o que dará uma possibilidade muito maior de sucesso.

Outro projeto … Uma das maiores empresas do Brasil, tem a coragem de exigir que um prestador de serviços, no caso transportador, passe 2 horas por dia digitando em seu Portal os números dos documentos (conhecimentos) emitidos para cada uma das notas fiscais. Ah, e o “parceiro” não entende como podemos cometer erros ao digitar somente 1.200 notas por dia. Um dia tive a oportunidade de explicar a ele que as notas fiscais têm 6 dígitos, mais 6 de nosso conhecimento, mais 8 da data de emissão e mais 1 da série. A soma de dígitos por nota é 21, que multiplicado por 1.200 dá 25.200 números por dia. Será humano errar em pelo menos 1 deles ?

Outro detalhe é que no tal Portal as notas fiscais estão em ordem numérica que nem sempre é a mesma ordem que usamos para gerar nossos documentos. Ou seja, além da digitação há uma verdadeira caça às notas. Uma perda de tempo incrível, e ainda gerando erros. Claro que já criamos uma série de ferramentas que ajudam o usuário neste árduo trabalho. Mas o fato do cliente simplesmente ignorar a integração entre os sistemas é o que me deixa furioso e não podia deixar de registrar. Um CONEMB (padrão NTC/Proceda ou EDI Setcesp) aqui resolveria o assunto em questão de minutos e sem erros.

Uma estatística trazida por um fornecedor de ERP diz que 80% das implementações de ERP são frustradas. Isto mesmo, o fornecedor foi sincero, disse que se não houver uma preparação real e profissional, um sistema de comunicação eficiente, foco no objetivo e principalmente saber o que realmente se espera de um ERP, temos 80% de estarmos completamente frustrados ao final de longos anos de árduo trabalho. Isto é que é atravessar um oceano a nado e morrer na praia.

Não sou futurólogo, mas o bom senso diz que este mesmo índice será estatística em breve para os projetos de CT-e, pois poucos são os empresários realmente preocupados com os impactos que a mudança trará. A maioria acha que se trata apenas de um novo sistema de emissão de conhecimentos e simplesmente delega tudo a área de T.I.

Claro que a T.I. deve participar ativamente do processo, mas não se trata apenas de mudança de tecnologia, teremos uma mudança cultural muito grande com o CT-e, e a cultura deve permear toda a empresa. Não será um projeto completo, caso fique apenas nas mãos de T.I.

Abraços e até a próxima!

Anírio Neto é gerente de TI do Rápido 900
neto@transportabrasil.com.br

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