E-mail: vida e morte do profissional competente

Artigo de Anírio Neto com colaboração de Maroun Saab: "Dentro das empresas, a mensagem via e-mail deveria servir como uma forma de comunicação rápida, objetiva e abrangente"

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Na vida nos deparamos com coisas boas e ruins. No mundo digital não é diferente.

Não vou tomar este espaço para falar sobre os benefícios das mensagens eletrônicas nas empresas. É perceptível o ganho (em produtividade e em economia) que esta ferramenta trouxe para o nosso dia a dia. Está desgastante falar sobre o tempo perdido com mensagens indesejadas e outros males que a tecnologia também promoveu.

Acredito que esteja na hora de avaliar outro aspecto, até aqui pouco debatido em minha opinião: o profissional que se esconde atrás do e-mail. Expressão estranha e provocativa que está me incomodando há alguns meses. Diz respeito àquele profissional que usa o e-mail como um escudo ou como uma ferramenta para mostrar serviço, que não executa nada, apenas repassa as mensagens para outras pessoas, subordinados ou não.

É ou não é estranho receber uma mensagem com a indicação “… para análise e providências…” ou simplesmente “… favor cumprir o que informado abaixo…”, e ainda esta mensagem possui cópia para várias outras pessoas que também já receberam a original?

A sensação de quem recebe uma mensagem com um “reforço” destes é de no mínimo “… sobrou pra mim…” e executará por obrigação e não por comprometimento.

A desculpa da maioria que usa deste artifício é dizer que não é ela a pessoa que executa, então ela está mostrando ciência sobre o assunto e repassando para quem executa. Em alguns casos isso pode até ser verdade, mas muitos profissionais usam deste expediente para se livrar do problema e ao mesmo tempo mostrar que fizeram alguma coisa. Outros dizem que estão delegando. Alguns alegam que esta é uma forma de administração contemporânea. Mas na verdade, estão mesmo é deixando de analisar assuntos importantes, e que dependendo do caso, irão gerar problemas e urgências no futuro, por pura falta de atenção.

Dentro das empresas, a mensagem via e-mail deveria servir como uma forma de comunicação rápida, objetiva e abrangente. Apenas e somente isso.

Ser usada para definir um assunto, eliminando, por exemplo, uma reunião, pode ser um erro fatal. A interpretação que os destinatários terão podem ser diferentes, gerar reações diversas e talvez não previstas. Dependendo da pauta é impossível esgotar o tema e fazer com que todos envolvidos estejam realmente cientes dos objetivos da mensagem.

Sou um entusiasta do treinamento à distância e dos conceitos do e-Learning, mas usar o e-mail como única forma de comunicação sobre assuntos importantes acho um pouco de exagero e ineficiente. Nada melhor que uma boa reunião com exposição clara dos assuntos e debate fervoroso de todos envolvidos. A videoconferência já é uma realidade acessível e uma ótima alternativa para a questão distância nos treinamentos.

Voltando ao “profissional-repassa-e-mail”, vejo a necessidade dos administradores se tentarem a esse perfil de profissional, usuário do e-mail. Pois ele perde boa parte do seu tempo apenas repassando mensagens e dizendo que está ciente do processo, mas na hora em que realmente precisa mostrar conhecimento do tema, tem dificuldades, falta-lhe conteúdo, percebe-se que necessita de atualização, ou seja, não é nada daquilo que se pensava. Se este profissional é o responsável por alguma área importante de sua empresa, você pode ter sérios problemas em breve. Se a área que ele cuida não é importante, elimine a área.

Claro que não sou contra repassar mensagens. Trata-se de um recurso ótimo quando é necessário incluir mais algum destinatário. Só não acho que esta repassagem seja interpretada como “problema resolvido” ou “se ele quiser que venha falar comigo” ou “já avisei, fiz minha parte”. Ações como estas são cômodas, fazem as pessoas se sentirem na zona de conforto, e estar na zona de conforto pode significar transtornos futuros.

Este “repassa-mensagem” é o possui um outro costume estranho. Adora enviar mensagens diretamente para a chefia relatando algum problema ocorrido, pulando a fase de conversação com o colega e obtenção de maiores detalhes do processo. Na minha opinião isto é outra demonstração de falta de conteúdo, por isso ele precisa de uma força superior para sustentar seus argumentos.

Ainda temos os usuários que se tornam “machos” na frente do e-mail, escrevem isso e aquilo, mostram personalidade forte e total razão. Normalmente preferem enviar seus desabafos no final do expediente, depois que o destinatário já foi embora ou segundos antes de ele mesmo sair. Mas na hora do vamos ver, na hora de mostrar com quantos paus se faz uma canoa, aquele “macho” desaparece e aí surge o “veja bem” ou “eu só queria” ou “pensando melhor, eu acho que”, e por aí vai.

Será que sua empresa tem muitos profissionais assim? Será que não está na hora de resolver questões como estas?

Caro “repassa-mensagem”, acredito que esteja na hora de encarar os fatos e colocar a mão na massa. Agora você já sabe que seus métodos são conhecidos e reprovados.

Este artigo de Anírio Neto contou com a colaboração de Maroun Saab.

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